Privacy Statement – MindSetFlow (NL)

Versie: 1.0
Ingangsdatum: 4 mei 2026

MindSetFlow hecht veel waarde aan jouw privacy. In deze verklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dit doen, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten jij hebt. MindSetFlow verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie is Mind, Set, Flow?

MindSetFlow, Amsterdam.

  • Eigenaar: Erik‑Jan Bosman
  • KvK‑nummer: 42051987
  • Contactgegevens (privacyzaken): erikjan@lightsalmon-moose-973986.hostingersite.com
  • Functionaris Gegevensbescherming (FG/DPO): niet van toepassing

MindSetFlow biedt diensten aan particulieren én bedrijven.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening:

a) Contact & Intake
  • Naam
  • E‑mailadres
  • Telefoonnummer
  • (Optioneel) Bedrijfsnaam of organisatie
  • Onderwerp van het bericht / coachvraag / offertes
b) Voor zakelijke klanten
  • Naam contactpersoon
  • Bedrijfsnaam
  • Functie
  • Zakelijk e‑mailadres en telefoonnummer
  • Facturatiegegevens
c) Communicatiekanalen
  • E‑mail
  • Telefonie
  • WhatsApp (na afstemming)
d) Planning & afspraken
  • Gegevens die nodig zijn om afspraken te plannen via Google Calendar
e) Betalingen & facturatie
  • Factuurgegevens
  • Bedrijfsgegevens bij zakelijke klanten
  • Betaalstatus (administratief)
f) Coachnotities / dossiers
  • Wij maken geen uitgebreide digitale coachdossiers.
  • Eventuele minimale administratieve notities worden beperkt en tijdelijk bewaard.
g) Wij verwerken géén:
  • Bijzondere persoonsgegevens (gezondheid, religie, etniciteit, etc.)
  • Gegevens via social media DM’s (wij reageren, maar slaan niets op)
  • Nieuwsbriefgegevens (wij versturen geen nieuwsbrief)

Voor cliënten onder 18 jaar is coaching alleen mogelijk met schriftelijke toestemming van ouder/verzorger.

3. Doelen en rechtsgronden

a) Contactaanvragen beantwoorden
  • Doel: Jou terugbellen of mailen naar aanleiding van jouw aanvraag
  • Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (jij neemt zelf contact op)
b) Informatieverstrekking op verzoek
  • Doel: Informatie verstrekken over diensten en mogelijkheden
  • Rechtsgrond: Toestemming
c) Uitvoering van de overeenkomst
  • Doel: Leveren van coaching, begeleiding of zakelijke diensten
  • Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst
d) Facturatie en administratie
  • Doel: Financiële administratie, boekhouding en wettelijke verplichtingen
  • Rechtsgrond: Wettelijke plicht

4. Bewaartermijnen

  • Contactaanvragen: Maximaal 1 kalenderjaar na laatste interactie
  • Facturatie en boekhouding: 7 jaar (wettelijke verplichting)
  • Statistische websitegegevens: Geanonimiseerd; zie paragraaf 6.

5. Data beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen.
Toegang is exclusief voor MindSetFlow.
Wij gebruiken o.a.:

  • MFA en wachtwoordmanager
  • Versleutelde opslag (OneDrive / SharePoint)
  • Beveiligde web services (Hostinger, Cloudflare)

6. Website‑statistieken en cookies

a) Statistieken

Deze website maakt gebruik van privacyvriendelijke, zelfgehoste statistieken via Burst Statistics.
Deze software plaatst geen trackingcookies, deelt geen gegevens met derden en verwerkt uitsluitend geanonimiseerde, geaggregeerde gegevens. Deze metingen zijn bedoeld om inzicht te krijgen in algemeen websitegebruik. Toestemming is hiervoor niet vereist.

b) Cookies

Deze website maakt gebruik van noodzakelijke functionele technieken, zoals beperkte browseropslag om de site goed te laten werken (bijvoorbeeld het onthouden of een element al is getoond).
Deze technieken bevatten geen persoonlijk identificeerbare gegevens en worden niet gebruikt voor tracking of profilering.

c) Waarom wij geen cookiebanner tonen

Wij tonen geen cookiebanner omdat wij geen tracking- of marketingcookies gebruiken en slechts privacyvriendelijke, geanonimiseerde statistieken verwerken. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan dat voor niet‑privacygevoelige analytische metingen geen toestemming vereist.

7. Doorgifte buiten de EER

Sommige tools (zoals Google of Microsoft) kunnen gegevens buiten de EER verwerken.
Wij kiezen waar mogelijk voor Europese datacenters en gebruiken standaardcontractbepalingen (SCC’s) wanneer dat is vereist.

8. Jouw privacyrechten

  • Recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid.
  • Je kunt bezwaar maken tegen verwerking. Neem hiervoor contact op via erikjan@lightsalmon-moose-973986.hostingersite.com.

Wij reageren binnen 30 dagen. Stuur een verzoek naar erikjan@lightsalmon-moose-973986.hostingersite.com.

9. Minderjarigen

Coaching voor personen onder de 18 jaar kan alleen met schriftelijke toestemming van ouder/verzorger.

10. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden bijgewerkt. Op deze pagina vind je altijd de meest recente versie.

  • Versie 1.0 (4 mei 2026): Aanvankelijke versie.